Zariaďovanie kancelárie je zdanlivo jednoduchý proces, ktorý je však často komplikovaný hneď niekoľkými drobnosťami. Požiadavky na zariadenie kancelárií sú čoraz prísnejšie. Nábytok v kancelárii musí byť účelný, nadčasový a v neposlednom rade musí spĺňať prísne kritéria materiálneho vyhotovenia. Nesmieme zabúdať ani na fakt, že kancelársky nábytok nie sú iba kancelárske stoly, stoličky či kreslá. Kancelársky nábytok vytvára celkový dojem z pracovného prostredia, nakoľko práve on je druhým domovom vás či vašich zamestnancov.
Kancelársky nábytok vyberáme nielen podľa finančných možností. Hlavnú úlohu pri zariaďovaní kancelárie zohráva aj veľkosť kancelárie či množstvo pracovníkov v nej. Taktiež je potrebné odlišovať či kanceláriu zariaďujeme pre riaditeľa firmy alebo pre jeho zamestnancov.
Pri zariaďovaní kancelárskych priestorov si treba uvedomiť, že vzhľad a zariadenie kancelárie výrazne ovplyvňujú náš pracovný výkon, nakoľko v kancelárií trávime prevažnú časť dňa. Pekná a útulná kancelária vytvára aj celkový imidž firmy a má vplyv i na prvý dojem zákazníkov, ktorý do kancelárie vstúpia.
Nakoľko v práci trávime čoraz viac času myslite na fakt, aby kancelársky priestor pôsobil útulne a aby kancelársky stôl, stolička, skrinky či regály mali také usporiadanie, ktoré bude uľahčovať vašu prácu. Takéto praktické a útulné usporiadanie kancelárskeho nábytku nám vytvorí príjemné a pohodlné pracovné prostredie. Veď práve správny výber kancelárskeho nábytku je dôležitým prvkom pri ceste za úspechom.
Prvým základným krokom je výber správneho kancelárskeho stola, u ktorého trávime takmer 90% pracovného času a neraz u neho prídeme i na najlepšie nápady. Veľkosť pracovného stola je základ. Pri výbere toho správneho kancelárskeho stola je potrebné zvážiť či vám postačí len priestor na počítač a pár drobností alebo chcete mať vždy všetko po ruke. Ak pracujete v administratíve a vašou pracovnou náplňou je predovšetkým práca s počítačom voľte stôl s minimálnou šírkou 75 cm. Vyhnete sa tak bolestiam a podráždeniu očí. Minimálna dĺžka pracovného stola je 140 cm. Výška pracovnej dosky by mala byť v rozmedzí 70 – 75 cm. Na vašom pracovnom stole by sa mali nachádzať veci, ktoré sú pre Vás tie najnutnejšie a najčastejšie ich využívate. Ostatné veci by ste mali uschovať v kontajneroch pracovného stola. Dôležité je však aj správne umiestnenie vášho pracovného stola. Stôl by mal byť dobre osvetlený a umiestnený tak, aby ste každému kto vstúpi do kancelárie videli priamo do tváre.
K pracovnému stolu patrí neodmysliteľne kancelárska stolička. Pri výbere stoličky do vašej kancelárie nezabúdajte, že okrem vzhľadu, je tiež nutné dbať na pohodlie a predovšetkým zdravie vašej chrbtice. U sedavého zamestnania je tento aspekt obzvlášť dôležitý. Základom je, aby ste sa pri sedení cítili uvoľnene a pohodlne. Kancelárska stolička musí poskytovať oporu chrbtici a udržiavať ju v prirodzenom tvare. Preto musí byť kancelárska stolička pevná a stabilná. Kancelárska stolička musí poskytnúť možnosti nastavenia všetkých častí od sedenia až po opierky rúk. Dôležitým faktorom je taktiež možnosť dynamického sedenia. Stolička tak dokonale kopíruje a povoľuje pohyb trupu pri sedení. Vďaka tomuto mechanizmu sa opierky prispôsobujú pohybom trupu. Vaše telo sa tak neustále pohybuje a svaly nemajú tendenciu ochabovať. Vaša chrbtica sa tak udržuje prirodzene vystretá.
Ďalšou neoddeliteľnou zložkou kancelárskeho nábytku sú odkladacie a úložné priestory. V každej kancelárií je potrebné mať regály, police či skrine, ktoré vám umožnia uschovať vaše osobné veci či uložiť všetky dokumenty potrebné na prácu. Veď práve čistá a uprataná kancelária je do značnej miery vizitkou celej firmy.
Na záver netreba zabúdať ani na rôzne malé doplnky, ktoré zútulnia celú kanceláriu. Často sú to maličkosti, ktoré rozhodujú o tom, ako sa v danom priestore cítime. Preto venujte zariaďovaniu kancelárie dostatok času. Veď práve vaša spokojnosť bude závisieť aj od toho, ako si kanceláriu zariadite a zútulnite.